Como você tem organizado as informações nos e-mails e em mensagens de WhatsApp que envia diariamente a colegas de trabalho, clientes, fornecedores etc.? Você tem observado se elas têm sido compreendidas rapidamente ou se a “pessoa do lado de lá” responde com dúvidas ou algo bem diferente do que esperava?

Estas perguntas são cruciais para quem busca estabelecer uma comunicação mais assertiva e produtiva. É importante lembrar que quem envia a mensagem tem uma responsabilidade enorme em garantir que ela seja bem compreendida por quem a recebe.

Por isso, recomendo fortemente o uso da técnica de “linguagem simples” em toda sua comunicação profissional. Ela engloba palavras, estrutura e design claros para que as pessoas possam encontrar facilmente o que precisam, entender o conteúdo e usar essas informações.

Há uma série de recomendações para o uso da linguagem simples organizadas e divulgadas pela Plain Language Association International. Ela é uma organização canadense sem fins lucrativos constituída por pessoas de mais de 30 países que trabalham com comunicação em pelo menos 15 idiomas.

Seu principal objetivo é aumentar a conscientização pública da linguagem simples como um meio de tornar acessível a comunicação de governos, de empresas, de profissionais independentes e de organizações comunitárias.

Essas diretrizes recomendadas pela PLAIN também estão presentes de alguma forma na metodologia da comunicação não violenta, de Marshall Rosenberg, e na Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), que são as principais recomendações de acessibilidade digital do mundo.

De forma bem resumida, são estas:

Público e finalidade

Conheça o perfil de quem você vai interagir e tenha clareza sobre o que espera de resposta dessa pessoa a partir da sua comunicação. O que essa pessoa já sabe e o que ela precisa saber sobre o tema que você pretende abordar? Que atitude espera que ela tenha após ler sua mensagem?

Estrutura

Escolha a melhor estrutura para cada tipo de comunicação: uma planilha, ordem cronológica, resumo inicial, complemento em áudio etc.

Design

A aparência visual de uma comunicação é tão importante quanto a estrutura e a linguagem. Deixe espaços em branco, use mais títulos e tópicos para dividir os assuntos, escolha fontes que sejam fáceis de ler etc.

Redação

Use pronomes pessoais, tom informal, evite jargões, use palavras simples e conhecidas, faça frases curtas e na voz ativa.

Avaliação

Antes de fazer comunicados para um público amplo, é recomendado fazer pesquisas prévias com algumas pessoas que façam parte desse universo. Converse também com seus colegas sobre a forma como você se comunica com eles e saiba se tem sido eficiente.

Nos cursos que dou, detalho bem como essas diretrizes podem ser aplicadas no dia a dia e mostro o impacto positivo tanto na comunicação interpessoal quanto na produtividade do time. Envie uma mensagem para mim para saber mais sobre a minha metodologia de trabalho. Pode até aproveitar a oportunidade para exercitar o uso da linguagem simples descrevendo o problema que gostaria de resolver. 😉