Mudanças fazem parte da vida e nas empresas não é diferente. Só que, ao contrário do que muitos manuais de gestão tentam nos convencer, raramente elas são lineares, suaves ou previsíveis.

Muitas organizações passaram (ou ainda estão passando) por grandes reestruturações que incluem cortes de equipe, fusões, trocas de liderança, mudanças estratégicas, revisões de metas, entre outros.

Agora, pense comigo: como você se sentiria se, de uma hora para outra, descobrisse que sua equipe será desfeita (ou que terá que reduzi-la), que sua liderança direta vai mudar ou que o projeto no qual você tinha se empenhado tanto será pausado?

Essas situações são comuns e, muitas vezes, inevitáveis e frequentemente fogem do nosso controle. O que podemos controlar, nestes casos, é o impacto negativo de uma notícia dessas maldada internamente.

Infelizmente, não é raro ver líderes repassando recados frios, genéricos, apressados – ou gerados por ferramenta de inteligência artificial -, sem abrir espaço para escuta, acolhimento ou diálogo. Também é comum ver comunicados internos que mais confundem do que esclarecem de tão vagos. Em vez de diminuir a insegurança, acabam gerando boatos, tensão e desmotivação, impactando diretamente no clima organizacional e na produtividade.

Por outro lado, há líderes e equipes que conseguem atravessar esses mesmos momentos com firmeza, empatia e respeito. São aquelas empresas em que, mesmo diante de mudanças difíceis, as pessoas sentem que estão sendo tratadas com honestidade e dignidade, mesmo que a mudança tenha impacto direto sobre elas. Isso é trabalho consciente de comunicação, e não sorte.

A seguir, compartilho cinco dicas práticas para ajudar você — especialmente se atua com gestão, RH, comunicação interna ou transformação organizacional — a se expressar com mais clareza, empatia e gentileza em momentos de incerteza.

1. Contextualize a mudança

Explique o que motivou a mudança, quais fatores foram considerados e quais os objetivos com essa nova direção. Evite comunicados vagos, que mais geram perguntas do que respostas. Lembre-se de que a transparência ajuda a reduzir boatos e aumenta a sensação de confiança.

2. Use uma linguagem acessível

Em momentos de tensão, a última coisa que as pessoas precisam é de um comunicado cheio de jargões, termos técnicos ou eufemismos. Prefira uma linguagem clara, direta e sempre respeitosa. Comunicação acessível é sinônimo de “empática” e não de “simplória”.

3. Ouça ativamente

Nem toda comunicação é falar. Em momentos de mudança, ouvir é essencial. Crie canais de escuta (formais ou informais), incentive perguntas e, acima de tudo, esteja disponível. As pessoas precisam sentir que estão sendo vistas e ouvidas.

Esse é um ponto crucial para o sucesso da comunicação e da gestão da mudança como um todo. Ainda assim, é comum ver lideranças se esquivando por insegurança, por não saberem o que dizer ou, simplesmente, por estarem sobrecarregadas com a própria preparação da transição.

Então, na hora de desenvolver o planejamento de comunicação, jamais se esqueça de incluir o “tópico da escuta”, prever situações, perguntas e treinar as pessoas-chave que lidarão com isso, que serão os “ouvidos” da empresa.

4. Nomeie os sentimentos e os acolha

Sim, a mudança é estratégica. Mas ela também mexe com emoções (e com as mais complexas). Insegurança, frustração, alívio, medo, esperança… tudo isso pode coexistir num mesmo ambiente. Ignorar esses sentimentos só os torna mais difíceis de lidar. Líderes que validam as emoções de sua equipe fortalece os laços de confiança e promove um ambiente mais saudável.

A pior coisa é dizer para a pessoa “não precisa ficar com medo” e não dar mais nenhuma informação que a faça se sentir segura. Essa não é uma hora de fazer promessas vazias até porque talvez nem você saiba ao certo como o cenário vai se configurar.

É hora de ouvir os lamentos, os medos sem julgá-los. E deixar claro que são normais neste tipo de situação, que você também sente tensão e se comprometer a passar informações claras sempre que possível.

5. Reforce o propósito

Lembre as pessoas do que permanece. Em tempos de incerteza, precisamos de referências. Reforçar o propósito da organização, os valores que seguem vivos e os objetivos coletivos ajuda a manter a motivação e o senso de pertencimento.

Se possível, faça uma linha do tempo mostrando outras mudanças que a empresa já enfrentou e no que resultou. Isso ajuda a normalizar a situação, a mostrar que mudanças são necessárias para que a empresa, muitas vezes, sobreviva saudável.

A comunicação não evita o impacto da mudança. Mas transforma a experiência.

É claro que comunicar bem não elimina os desafios de uma reestruturação. Mas pode tornar a jornada mais clara, respeitosa e humana para todas as pessoas envolvidos.

Se você está conduzindo ou apoiando um processo de mudança na sua empresa, pergunte-se:

• Estou sendo transparente o suficiente?
• Estou dando espaço para que as pessoas se expressem?
• Estou cuidando da forma como as mensagens estão sendo transmitidas?

A comunicação é parte estratégica da gestão de mudanças. Quando feita com responsabilidade, pode ser o diferencial entre um ambiente em colapso e uma equipe capaz de atravessar a transição com maturidade e confiança.