Imagine uma empresa onde o dono está sempre apagando incêndios. Onde as tarefas se perdem, prazos estouram, retrabalhos viram rotina e, no fim do dia, a sensação é de cansaço, frustração e aquela pergunta insistente:

“Será que sou eu que não sei delegar? Será que minha equipe não funciona?”

Se você já viveu — ou vive — isso, saiba que não está sozinho ou sozinha. E mais: é provável que o que você enfrenta não seja (apenas) problema de gestão, nem de processos, nem de equipe. É bem provável que seja, antes de tudo, um problema de comunicação.

Mas aqui vai a parte mais desafiadora: comunicação ruim nem sempre é visível. Na verdade, ela é sorrateira. Se esconde atrás de sintomas que todo mundo conhece, mas que pouca gente percebe de onde vêm.

A maioria dos conflitos nas empresas não nasce do “o que” foi dito, mas do “como”, do “quando” ou até do que “não” foi dito.

O problema invisível nas PMEs

Empresas de pequeno e médio porte (PMEs) têm uma dinâmica própria. Elas são mais ágeis, menos burocráticas, os times se conhecem, o dono ou a dona está por perto, as conversas são rápidas, o WhatsApp resolve muita coisa. Até que chega uma hora que não resolve mais.

Quando a operação cresce, quando surgem mais clientes, mais demandas, mais processos, o que antes parecia leve e simples vira confusão, retrabalho, desalinhamento e conflito.

Veja se você reconhece algum desses cenários:

• “Mas ninguém me falou isso…” — diz alguém, mesmo depois de você ter falado.
• Tarefas caem no limbo, porque “achei que a ‘fulana’ ia fazer”.
• Reuniões que geram mais dúvidas do que respostas.
• Colaboradores e colaboradoras que fazem as coisas de um jeito próprio (e, muitas vezes “peculiar”) porque “não ficou claro como era pra ser”.
• E aquele famoso papo de corredor (ou no grupo de WhatsApp) que vira desabafo, reclamação e, muitas vezes, fofoca.

Isso não é azar. Nem má vontade. E quase nunca, incompetência. É falta de comunicação estruturada.

Comunicação ruim custa caro

E não é força de expressão: custa, literalmente. Segundo a Society for Human Resource Management (SHRM), empresas de médio porte perdem, em média, US$ 62,4 milhões por ano devido a falhas na comunicação.

Uma pesquisa da Fierce revelou que 86% dos colaboradores e líderes apontam a falta de comunicação clara como o principal fator de falhas no trabalho e de conflitos internos.

Nessa mesma linha, um outro estudo do Project Management Institute (PMI) apontou que a falta de clareza na comunicação é a segunda maior causa de retrabalho, conflitos e perda de produtividade. Imagine o peso disso numa estrutura enxuta como é o caso das PMEs!

Empresas com comunicação eficaz geram, em média, 47% mais retorno para os acionistas, segundo levantamento da Towers Watson.

Ou seja, comunicação não é papo “fofinho”. É estratégia, é produtividade, é dinheiro na mesa (ou dinheiro indo embora quando ela é ruim).

Por que isso acontece tanto nas PMEs?

Nas PMEs, a comunicação informal, rápida e direta funciona muito bem. Mas até certo ponto. Quando a empresa cresce, a informalidade vira ruído. O que era agilidade passa a ser desorganização. O que parecia proximidade, vira excesso de dependência do dono ou da dona do negócio, que centraliza tudo alegando que “ninguém faz direito”, quando, na verdade, ninguém entendeu direito o que tinha que ser feito.

E aqui vai uma provocação importante:

Quanto mais informal é a cultura da empresa, mais formal precisa ser a comunicação.

Formal não significa ser engessado, burocrático ou chato. É deixar claro quem faz o quê, como faz, para quando faz, por que faz e, no final, como se sabe se ficou bom.

Sinais de que sua empresa tem um problema de comunicação (e talvez você nem saiba)

O complicado é que falhas de comunicação, muitas vezes, não aparecem como “problemas de comunicação”. Elas se disfarçam de outros sintomas e a gente demora a perceber.

Geralmente, a empresa começa a culpar pessoas, processos ou até o mercado, sem perceber que a raiz está no jeito como as coisas estão sendo comunicadas (ou não estão).

Se algum desses sinais listados a seguir estiver presente no seu dia a dia, vale acender o alerta:

• Pessoas dizendo que não foram informadas. Mesmo quando a informação foi dita, ela não foi registrada, não foi clara ou não foi checada.
• Retrabalho constante. O famoso “faz, refaz, desfaz” que consome tempo, energia, dinheiro e desgasta relações.
• Tarefas feitas de jeitos diferentes por pessoas diferentes, sem padrão. Cada colaborador ou colaboradora faz como acha que deve porque o alinhamento foi falho ou inexistente.
• Erros simples que se repetem. O problema não é mais desconhecimento. É falta de alinhamento.
• Clima tenso, aumento de conflitos, ruídos e fofocas. Quando não há comunicação clara, o espaço vazio se preenche com suposições, julgamentos e mal-entendidos. Sabe aquele monstro que a gente alimenta todos os dias e tem uma hora que ele mostra as garras? É sobre isso que estamos falando!
• Crescimento que traz mais caos do que resultado. A empresa cresce em tamanho, mas não em organização. E isso gera um colapso operacional.
• Tudo depende do dono ou da dona do negócio. Se esta pessoa não estiver presente, nada anda. Isso não é controle. É gargalo.

Afinal, comunicar bem é o quê?

Vamos simplificar: comunicar é gerar entendimento.

É fazer com que a informação saia da sua cabeça, chegue na outra pessoa e ela compreenda exatamente o que precisa fazer, como fazer e por quê.

Não é só falar, não é só ouvir. É alinhar expectativas, esclarecer dúvidas, construir acordos e garantir que todos estejam na mesma página.

E tem mais: comunicar bem não tem a ver com simpatia, em ser legal ou agradável o tempo todo. Também não é falar bonito, nem carregar na extroversão. Uma pessoa que se comunica bem é clara, objetiva, respeitosa, assertiva e inclusiva.

A gente se comunica por meio de palavras, do tom de voz, nas expressões faciais e corporais, no jeito de conduzir uma reunião, na forma de estruturar um feedback, no silêncio etc.

E quando falamos em comunicação produtiva, trazemos à tona um modelo que transmite informações, mas também cria acordos, gera clareza, alinha ações e reduz drasticamente o retrabalho, os conflitos e os desperdícios (de tempo, de paciência e de dinheiro).

Comunicação produtiva numa PME é aquela que gera resultado sem perder o lado humano. É aquela que faz o simples funcionar, garantindo que todo mundo saiba o que precisa fazer, pra quê, até quando, como fazer e o que se ganhará com aquilo.

Dicas práticas para melhorar a comunicação na sua empresa

A boa notícia é que melhorar a comunicação não exige grandes investimentos, softwares caríssimos ou consultorias mirabolantes. Na verdade, exige atitude, disciplina e alguns ajustes no dia a dia.

Começar não é difícil e o retorno vem rápido. Por isso, separei algumas ações simples, diretas e extremamente eficazes:

1. Comece pelo combinado, não pela cobrança

Antes de cobrar alguém, pergunte: “Será que a gente combinou isso claramente?”. Grande parte dos conflitos nasce de expectativas que nunca foram verbalizadas de forma clara.

2. Formalize as conversas importantes

Confie nos combinados escritos e não na memória. O que não está registrado, não existe. Use e-mails, mensagens ou resumos após reuniões para garantir que todo mundo entendeu da mesma forma. Isso não é burocracia, é segurança na comunicação, é cuidar das relações.

Dica importante: não use mensagens em áudio para registrar combinados por dois motivos simples. Um deles é que dificulta a busca ou pesquisa futura daquela informação (experimente fazer isso no WhatsApp). Outro motivo é que muita gente se dispersa com esse tipo de formato e não vai absorver a informação.

3. Cheque o entendimento

Não basta perguntar “Você entendeu?”, porque a resposta sempre será “sim”. Melhor perguntar: “Me explica, por favor, com suas palavras, o que ficou combinado”. Isso elimina 90% dos mal-entendidos.

Crie a cultura interna de não supor e, sim, de perguntar para esclarecer.

4. Prefira o feedforward ao feedback

Em vez de focar só no que foi feito errado no passado, foque no futuro: oriente, dê clareza, direcione. Pode perguntar, por exemplo, “o que podemos fazer diferente na próxima vez?” Isso reduz a postura defensiva e acelera o desenvolvimento das pessoas.

O termo “feedforward” foi criado em 1976 por Peter W. Dowrick em sua tese de doutorado. No entanto, a aplicação dele como uma ferramenta de gestão moderna tem sido usada por autores como Avraham Kluger e Marshall Goldsmith.

5. Transforme papo de corredor em alinhamento produtivo

Crie espaços para conversas francas, transparentes, objetivas e seguras. Muitas vezes, o que vira fofoca no corredor poderia virar solução se fosse trazido de forma adequada para o time certo, na hora certa.

6. Não terceirize comunicação para o WhatsApp

O WhatsApp é ótimo para trocar ideias rápidas, registrar, reforçar e documentar. Mas decisões importantes, alinhamentos sensíveis e temas estratégicos não devem ser feitos só por mensagem.

Tem coisa que exige uma boa conversa “olho no olho” (ou “tela na tela”, no caso de equipes remotas que fariam a reunião online). Essas conversas são mais desafiadoras, especialmente para profissionais mais jovens, pois envolvem também muitas questões emocionais. Mas essa habilidade deve ser desenvolvida para garantir mais harmonia e assertividade na comunicação corporativa.

7. Crie rituais de comunicação

A comunicação precisa ser frequente e organizada. Reuniões rápidas de alinhamento, check-ins semanais, follow-ups e painéis visuais ajudam a manter a equipe informada, alinhada e comprometida. Comunicação não é evento ou apenas um texto enviado. Comunicação é rotina, é cuidado com os detalhes.

Dica extra: em toda conversa de alinhamento deixe claro estes quatro pontos:

• O que precisa ser feito
• Por que precisa ser feito (qual o objetivo daquela ação)
• Por quem será feito e quem será a pessoa responsável pela ação
• Quando será feito, qual o prazo de entrega

Comunicação não resolve tudo, mas é onde tudo começa

Se a sua empresa está crescendo (e o caos também), não ignore o problema invisível que trava negócios e desgasta relações.

Comece pequeno. Um combinado claro, um registro bem-feito, uma checagem de entendimento já fazem diferença no seu dia a dia.

Costumo dizer que a comunicação não resolve problemas. Ela é o caminho pra gente chegar na solução. Se este caminho estiver lisinho e agradável, a gente anda mais fácil, rápido e evita acidentes no percurso.

Mas se este caminho estiver com buracos e neblina, a gente até chegará na solução, só que com muito mais desgaste e, talvez, tarde demais.

Conte comigo se quiser aprofundar essa transformação na sua empresa. Posso ajudar você a mapear esses problemas invisíveis, fortalecer a comunicação do seu time e criar um ambiente mais produtivo, saudável e alinhado. Envie uma mensagem pra mim e vamos conversar.

Bora transformar a comunicação em uma verdadeira ferramenta de gestão!