Dar feedback é uma arte. Quando bem-feito, fortalece relações, impulsiona o crescimento profissional e melhora o ambiente de trabalho. Mas sabemos que, muitas vezes, essa não é uma tarefa simples. O receio de gerar desconforto ou até mesmo conflito pode levar algumas pessoas a evitarem essas conversas ou a conduzirem de forma ineficaz.

Por que o feedback pode gerar conflito?

Muitas vezes, o problema não está no conteúdo do feedback, mas na forma como ele é transmitido e recebido. Algumas barreiras comuns incluem:

• Falta de clareza: mensagens vagas ou subjetivas podem gerar dúvidas e insegurança.
• Tons inadequados: um tom ríspido ou excessivamente crítico pode ser recebido como um ataque pessoal.
• Falta de um ambiente seguro: quando o feedback é dado em público ou sem preparação, a pessoa pode se sentir exposta e reativa. E se a empresa não tiver uma cultura tolerante a erros, a receptora do feedback se sentirá sempre como vítima. 
• Desconhecimento da outra pessoa: cada profissional tem uma forma diferente de receber e processar feedback. Algumas pessoas preferem um tom mais direto e objetivo, enquanto outras precisam de um contexto mais detalhado para compreender a mensagem sem se sentirem atacadas. Além disso, fatores como cultura, experiências passadas e perfil comportamental influenciam a forma como cada indivíduo lida com críticas e sugestões. Por isso, conhecer o estilo de comunicação de quem você vai interagir e adaptar a abordagem é essencial para garantir que o feedback seja recebido de maneira construtiva e produtiva.
• Falta de escuta: quando quem dá o feedback não permite que a outra pessoa expresse sua visão sobre a situação, a conversa se torna unilateral e menos eficaz. O feedback deve ser um diálogo, não um monólogo. Abrir espaço para ouvir o outro lado ajuda a compreender melhor o contexto, esclarecer eventuais mal-entendidos e promover um ambiente de respeito e colaboração.
• Emoções à flor da pele: o processo de feedback geralmente é tenso para os dois lados e diferentes emoções surgem, podendo atrapalhar a conversa. As emoções influenciam diretamente a forma como transmitimos a mensagem, muitas vezes desconectando as linguagens verbal e não verbal, o que gera confusão e falta de confiança. As emoções também atuam na maneira como a mensagem é recebida e compreendida pela outra pessoa, atuando, às vezes, até como uma espécie de escudo.

Como tornar o feedback um processo produtivo?

Podemos aplicar a metodologia CRIAR para estruturar um processo de feedback mais assertivo e menos propenso a conflitos. A metodologia CRIAR foi desenvolvida com base em minha longa experiência em comunicação corporativa e é composta por cinco etapas: Conscientização, Reeducação, Integração, Avaliação e Ressignificação. Cada uma dessas etapas nos ajuda a tornar a comunicação mais clara, empática e produtiva, reduzindo ruídos e aumentando a compreensão mútua.

1. Conscientização: antes de dar um feedback, reflita sobre o impacto da sua comunicação. O que você quer alcançar? Seu objetivo é ajudar a pessoa a crescer ou apenas apontar erros? Tenha clareza sobre a intenção. Reflita também sobre suas emoções e os gatilhos delas. Isso vai ajudar você a controlá-las na hora da conversa.
2. Reeducação: adapte sua linguagem e abordagem ao contexto e à pessoa. Pense nas palavras que vai usar e na estrutura da mensagem que quer transmitir, criando uma sequência lógica e fácil de compreender e de acompanhar. Evite críticas generalizadas e seja específico sobre comportamentos ou situações.
3. Integração: um feedback eficaz não é um monólogo, mas um diálogo. Incentive a outra pessoa a compartilhar sua percepção e esteja aberto a ouvir. Integre-a ao processo.
4. Avaliação: crie rotinas fixas de feedback e avalie continuamente a eficácia das conversas. A outra pessoa compreendeu e se sentiu confortável para refletir e agir? Se necessário, ajuste sua abordagem. O ideal é que haja uma cultura de feedback na organização para que essa prática se torne algo produtivo e natural.
5. Ressignificação: um feedback bem conduzido fortalece relações e gera aprendizado. Encare o processo como uma oportunidade de crescimento mútuo.

Dicas práticas para um feedback construtivo

• Deixe claro o propósito da conversa: desde o início, enfatize que o objetivo não é repreender, mas alinhar expectativas e promover melhorias.
• Escolha o momento e o ambiente adequados: dê feedbacks em particular, garantindo um espaço seguro para a troca.
• Atente-se aos fatos: evite generalizações ou julgamentos pessoais no momento do feedback. Foque nos fatos específicos e nos comportamentos observáveis, dê exemplos reais de situações que tenham acontecido em datas próximas à da sua reunião.
• Pratique a escuta ativa: demonstre interesse genuíno pela perspectiva do outro e esteja disposto a construir soluções em conjunto.
• Troque o feedback pelo feedfoward: enquanto o feedback se concentra-se no desempenho passado e nas áreas que devem melhorar, o feedfoward olha para o futuro e oferece sugestões para alcançar melhores resultados. Assim, o feedfoward se torna mais colaborativo e tende a tornar a conversa mais leve e produtiva.
• Desenvolva sua inteligência emocional ao dar feedback: isso significa reconhecer suas próprias emoções e entender como elas podem influenciar a conversa. Além disso, atente-se às reações do outro lado e adapte sua abordagem conforme necessário. Um feedback bem-sucedido exige equilíbrio entre empatia e assertividade, garantindo que a mensagem seja transmitida com clareza, mas sem gerar resistência ou desconforto excessivo.

Quando o feedback é dado de forma humanizada e intenção genuína de contribuir para o crescimento da outra pessoa, ele deixa de ser um momento tenso e passa a ser uma ferramenta poderosa de desenvolvimento. A comunicação produtiva começa quando entendemos que nossas palavras têm impacto – e que podemos usá-las para construir relações mais saudáveis e eficazes.

Que tal aproveitar esse momento para refletir sobre as situações desafiadoras que já passou ao dar ou receber feedback e listar o que aprendeu com elas?